Politica rimborsi
Politica di rimborso per le missioni Consultara.
La presente politica descrive i principi che regolano rimborsi e annullamenti delle missioni di consulenza offerte da Consultara. Si applica in un contesto B2B, per clienti professionali, e deve essere letta congiuntamente ai nostri termini e condizioni e alle convenzioni di missione sottoscritte.
1. Oggetto e ambito di applicazione
A quali situazioni si applica questa politica?
Questa politica chiarisce quando può essere considerato un rimborso totale o parziale, i termini da rispettare e le modalità di gestione delle richieste.
La politica rimborsi Consultara copre le missioni di consulenza, diagnosi, affiancamento e consultazione descritte su questo sito o in offerte trasmesse da Consultara, quando concluse con clienti professionali.
Non si applica a servizi acquistati presso terzi (ad esempio: software, hosting, servizi di agenzie o integratori), anche quando Consultara ne abbia coordinato o raccomandato l’utilizzo. Tali servizi restano soggetti alle condizioni dei rispettivi fornitori.
2. Principi generali
Equilibrio tra impegno reciproco e flessibilità ragionevole.
La prenotazione di capacità presso Consultara genera costi opportunità significativi: la politica rimborsi tiene conto di questo aspetto.
Quando una missione è accettata dal cliente e confermata da Consultara, vengono riservate risorse (tempo, slot di riunione, eventuali partner) su un periodo definito. Un annullamento tardivo rende spesso difficile riallocare tali risorse su altri progetti.
Il principio è quindi il seguente: più l’annullamento avviene in anticipo, maggiore è la flessibilità. Al contrario, quando le attività sono già iniziate o partner già mobilitati, la quota potenzialmente rimborsabile diminuisce.
3. Casi coperti
La politica rimborsi copre in particolare:
- annullamenti su iniziativa del cliente prima dell’avvio effettivo della missione;
- annullamenti su iniziativa del cliente quando la missione è già iniziata;
- richieste di posticipo significativo che equivalgono di fatto a un annullamento;
- annullamenti eccezionali su iniziativa di Consultara (es. impedimento rilevante).
Le situazioni non previste esplicitamente vengono trattate caso per caso, cercando una soluzione ragionevole nel rispetto degli impegni contrattuali già assunti.
4. Annullamenti su iniziativa del cliente
Livelli di rimborso diversi in base al momento dell’annullamento.
Le regole seguenti sono indicative e possono essere adattate nelle convenzioni specifiche, purché chiaramente documentate.
4.1. Annullamento prima dell’avvio effettivo
In generale si considera che la missione non sia avviata finché non si è svolta alcuna sessione di lavoro e non è stato consegnato alcun deliverable preparatorio significativo (es.: nota di cadratura dettagliata, analisi iniziale strutturata, preparazione workshop, ecc.).
In questo caso:
- se l’annullamento avviene oltre 30 giorni di calendario prima della data di avvio prevista, gli acconti versati possono, in linea di principio, essere rimborsati al netto dei costi ragionevolmente sostenuti (es.: costi bancari, prenotazioni non cancellabili, lavoro preparatorio già svolto);
- se l’annullamento avviene tra 15 e 30 giorni di calendario prima della data di avvio prevista, una parte degli acconti può essere trattenuta per coprire la riserva delle risorse e i costi già sostenuti;
- se l’annullamento avviene a meno di 15 giorni di calendario dalla data di avvio prevista, gli acconti versati sono in linea di principio non rimborsabili, salvo accordo specifico.
4.2. Annullamento dopo l’avvio
Quando la missione è già iniziata, sono state avviate attività e i deliverable sono in preparazione o già prodotti. In caso di interruzione anticipata su richiesta del cliente:
- le prestazioni già erogate e i costi sostenuti restano dovuti;
- gli importi fatturati in anticipo possono, se del caso, essere riallocati a quanto effettivamente realizzato;
- una quota residua può essere rimborsata se la missione viene interrotta molto presto rispetto al perimetro originariamente previsto.
Le modalità esatte sono precisate nella convenzione di missione o in un eventuale addendum, tenendo conto del lavoro già svolto, degli impegni presi verso partner e dei tempi di preavviso.
5. Annullamento su iniziativa di Consultara
Casi eccezionali e misure di tutela per il cliente.
Consultara si impegna a rispettare gli accordi presi. Tuttavia, circostanze eccezionali possono rendere impossibile o inappropriata la prosecuzione di una missione.
Quando Consultara deve annullare una missione per ragioni a essa imputabili (impedimento rilevante, conflitto di interessi, mancato rispetto di condizioni essenziali da parte del cliente, ecc.), privilegiamo le seguenti opzioni:
- quando possibile, una transizione ordinata (trasferimento documenti, stato dell’arte, ecc.);
- rimborso degli importi versati per prestazioni non realizzate, salvo diversa soluzione concordata;
- se pertinente, indicazione di altri fornitori potenzialmente idonei a proseguire, senza obbligo di accettazione da parte del cliente.
Le prestazioni già realizzate e i costi sostenuti restano dovuti, salvo diversa previsione contrattuale o colpa grave accertata a carico di Consultara.
6. Procedura per richiedere un rimborso
Per qualsiasi richiesta di rimborso, invitiamo i clienti a:
- scrivere a [email protected], indicando il riferimento della missione;
- specificare la natura della richiesta (annullamento, posticipo, contestazione fattura, ecc.);
- allegare, se possibile, i documenti utili (contratto, offerta, fattura, scambi precedenti).
Analizziamo ogni richiesta con attenzione e forniamo un riscontro entro un termine ragionevole. Quando è necessaria un’analisi più approfondita (ad esempio legata alla qualità della prestazione), possiamo proporre un confronto diretto prima di una decisione.
Le decisioni in materia di rimborso vengono assunte nel rispetto degli impegni contrattuali, del diritto applicabile e della presente politica, che può essere aggiornata periodicamente.
7. Costi non rimborsabili
Cosa resta dovuto anche in caso di annullamento.
Alcuni costi sono normalmente non rimborsabili quando sono stati sostenuti per conto del cliente e non sono recuperabili.
In particolare:
- prestazioni già erogate (ore/giornate di lavoro, workshop svolti, analisi effettuate);
- spese di trasferta, alloggio o logistica non rimborsabili;
- costi fatturati da partner terzi per attività già avviate o completate;
- costi specifici sostenuti su richiesta del cliente (es.: acquisto studi settoriali, reclutamento partecipanti a ricerche).
La lista puntuale degli elementi non rimborsabili è definita nelle convenzioni di missione e/o nelle offerte accettate.
8. Limitazione di responsabilità
La presente politica non crea un obbligo automatico di rimborso oltre quanto previsto dai contratti sottoscritti e dal diritto applicabile. Serve principalmente a rendere espliciti i principi generali adottati da Consultara, a tutela della trasparenza e della fiducia.
In caso di contraddizione tra questa politica e una convenzione di missione specifica, prevale quest’ultima, nei limiti del diritto applicabile e delle norme imperative.
Per dubbi su rimborsi in un caso specifico, consigliamo di contattarci prima di sostenere spese significative, così da chiarire le modalità applicabili.
Hai una domanda specifica su rimborso, posticipo o annullamento? Preferiamo chiarire presto e per iscritto per evitare incomprensioni.
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